Met de ingang van de WKR is het voor veel bedrijven interessanter geworden om de eigen locatie te gebruiken voor een personeelsevenement of een relatiedag. Maar wat komt hier eigenlijk allemaal bij kijken?
1. Heb je een evenementenvergunning nodig?
Organiseer je een evenement op eigen locatie dan kan het zijn dat een evenementenvergunning van de gemeente nodig is. Houd er hier rekening mee dat de vergunning minimaal 8 weken van tevoren moet worden aangevraagd. Het kan per gemeente verschillen of je wel of geen evenementenvergunning nodig hebt. Wanneer het evenement niet al te groot, is een melding maken vaak al voldoende.
2. Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes
Wanneer je een tent podium, stelling of tribune plaatst, moet je toestemming vragen aan de gemeente. De brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning aan te vragen moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal het aantal gasten etc. doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.
3. Auteursrechten en billijke vergoeding
Wanneer er muziek is op je evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten betalen via Buma-Stemra. Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.
4. Geluidsoverlast
Speelt muziek een belangrijke rol op je evenement of brengen de gasten de nodige decibels met zich mee? Ga dan na of er een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Die valt onder de milieuvergunning en geeft aan wat het maximaal aantal decibels mag zijn. Zeker in de buurt van woningen wordt ’s nachts en op zondag streng opgetreden wanneer de geluidsnorm overschreden wordt.
In sommige gevallen ben je niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. De afgelopen jaren is de regelgeving rond geluidsnormen strenger geworden en doe je er goed aan om het geluidsvolume te meten.
5. Alcohol schenken
Wanneer je alcohol wil schenken kun je te maken krijgen met twee verschillende vergunningen. In ieder geval een tapvergunning en als je ook sterke drank wilt schenken heb je ook een vergunning nodig voor het schenken van sterke drank. In sommige regio’s is de vergunningsplicht om te mogen tappen en sterke drank aan te bieden voor (eenmalige) evenementen opgeheven, maar is nog wel steeds een machtiging van de gemeente nodig. Ga dus in gesprek met de gemeente en laat je informeren. Door je drank te laten schenken door een cateraar kan je de zorg voor deze vergunning uit handen geven.
6. Voeding
Er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Vraag altijd aan de cateraars of andere leveranciers van eetkramen of foodtrucks of zij over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.
7. Verzekeringen
In ieder geval is het afsluiten van bijvoorbeeld een annuleringsverzekering handig voor een evenement. Bijvoorbeeld bij overlijden of een andere bijzondere reden waarom het evenement wordt onderbroken, uitgesteld, voortijdig beëindigd of afgelast.
Verder kun je nog kijken of je de dekking nodig hebt of wilt voor:
- 1Extreem weer
- 2Aansprakelijkheid
- 3Materiaal
- 4Ongevallen
- 5Non Appearance
- 6Rechtsbijstand
Lees meer informatie over evenementenverzekeringen op de website van Klap verzekeringen.
Overige zaken waar je tegenaan kan lopen
Bovenstaande aandachtspunten zijn geen gegeven en gelden niet voor ieder evenement op eigen locatie. Ze zijn ook niet bedoeld om je te ontmoedigen, alleen om je een idee te geven wat voor extra plichten en verantwoordelijkheden je tegen kunt komen bij de organisatie van een evenement op eigen locatie.
Tip
Wanneer je kiest voor een evenement op eigen locatie, begin dan ruim van tevoren en laat je goed adviseren door een evenementenbureau. Wanneer je het zelf doet, ga dan in gesprek met de gemeente, maak goede afspraken met je leveranciers over wie voor wat verantwoordelijk is en leg alles contractueel vast.
Bron:Boek: Events² - Kevin van der Straeten
www.klapverzeringen.nl
