CHECKLIST LOCATIEBEZOEK

Jij mag voor jouw bedrijf een evenement organiseren en je moet op zoek naar een locatie.  Hoe ga je te werk, wat is nou bepalend voor een goede locatie? Er komt meer bij kijken dan je jezelf wellicht van tevoren bedenkt. 

Allereerst bepaal je natuurlijk het doel van je evenement en tevens bepaal je:

  • Wat voor soort evenement het is
  • Wat de doelgroep is (medewerkers, externe relaties, e.d.)
  • Hoeveel bezoekers er komen
  • Hoeveel ruimte(s) je nodig hebt
  • Of er overnachtingsmogelijkheid nodig is
  • Check ook of je gasten met de auto, met openbaar vervoer of wellicht wel met het vliegtuig zullen komen.

Op basis van bovenstaande kun je op zoek gaan naar een locatie. Dit kan via diverse locatie sites (bijvoorbeeld: www.dnls.nl, www.locaties.nl, www.inspiratieoplocatie.nl, en er zijn er nog veel meer) en tegenwoordig via social media is de vraag ook snel gesteld. Meestal kies ik er drie of vier uit die ik dan ga bezoeken. En waar let je dan op?

WAT IS JE EERSTE INDRUK?

Zelf vind ik de eerste indruk het belangrijkst en of het past bij de uitstraling die jij wilt geven aan je evenement. Hoe ziet het eruit als je binnenkomt, kon je het gemakkelijk vinden, hoe word jij ontvangen, hoe ziet de ontvangstruimte er uit, is het schoon? Zijn er genoeg toiletten? Is de betreffende locatie geschikt voor minder validen?

DE RUIMTES

Welke ruimtes zijn er beschikbaar en welke heb jij eventueel nodig voor jouw evenement? En hoever liggen deze dan van elkaar vandaan? Is in iedere ruimte de benodigde catering (koffie, thee, e.d.) aanwezig of is dit weer een aparte ruimte. Bedenk goed van tevoren wat je hiermee wilt.

Is er een ontvangstruimte met voldoende garderobe? Kun je één of meerdere ontvangstbalies kwijt? Zelf vind ik een goede ontvangst erg belangrijk. Zowel de plek als de mensen. Een goede of slechte ontvangst zet gelijk de toon voor de dag.

Heb je op- en afbouw tijd nodig? Zijn de ruimtes die je nodig hebt dan ook beschikbaar? Houd er rekening mee dat je voor het opbouwen en afbouwen meestal ook zaalhuur betaalt. Het is locatieafhankelijk of dit zo is en hoeveel dit is, vaak is het een percentage van de normale zaalhuur.

AANKLEDING

Locaties hebben vaak standaard meubilair. Voldoet dit aan jouw wensen of heb je liever iets anders? Vaak kun je dit al dan niet tegen betaling laten vervangen. Je kunt natuurlijk ook een styliste inschakelen om de locatie helemaal naar eigen wens aan te kleden en in te richten. Al dan niet in het thema van jouw evenement.

AUDIOVISUEEL

Wat heb je nodig aan audiovisuele ondersteuning? Op de meeste locaties is wel een beamer en scherm aanwezig. Maar hoe is het geregeld met het geluid en wellicht wil je 3D projectie gebruiken of een andere vorm van audiovisuele ondersteuning. Hoe gaan de sprekers presenteren? Via een handmicrofoon of via een headset. Voor een feestavond wil je wellicht mooie verlichting en een DJ-booth. Wat kan de locatie bieden en wat schakel je extern in?

CATERING

Werkt de locatie met een (paar) vaste cateraar(s), of mag je zelf een cateraar kiezen? Let dan ook op de afkoop. Vaak als je een eigen cateraar meeneemt, moet je hiervoor een afdracht betalen.

Wat biedt de cateraar? Is het biologisch, zijn het streekproducten, hebben zij basic gerechten of is het juist heel luxe, zit je vast aan een menukaart of kun je catering compleet afstemmen op jouw publiek en het thema van jouw evenement?

BEREIKBAARHEID

Is de locatie goed bereikbaar en ook op de tijd dat je gasten arriveren en weer vertrekken? En hoe zit het met openbaar vervoer? Wanneer het niet direct aan een station zit, denk dan ook eens aan een pendeldienst. Een aantal locaties bieden dit al standaard aan, maar je kunt natuurlijk ook zelf op zoek naar mogelijkheden voor een pendeldienst. Er zijn zoveel leuke mogelijkheden. Heb je een thema voor je event, dan kun je ook je pendeldienst hierop aanpassen.

Zijn er voldoende parkeerplaatsen voor alle gasten en is dit gratis of betaald parkeren? En denk er dan ook aan wie er voor de parkeerplaatsen betaald. Moeten jouw gasten dit zelf betalen of betaalt jouw bedrijf dit en zorg je dus voor uitrijkaarten.

VEILIGHEID EN VERGUNNINGEN

Overleg met de locatie of zij over de juiste vergunningen beschikken voor jouw evenement en hoe het is geregeld met eventuele benodigde beveiliging. De meeste locaties hebben een evenementenvergunning, maar ook daar zitten beperkingen aan. Stel een locatie heeft een evenementenvergunning voor 500 man, maar jullie komen met 750 en daarvoor wordt een extra tent neergezet of een buitenruimte gebruikt. Het kan zijn dat je dan een extra vergunning nodig hebt. Denk hierbij ook aan parkeerwachters en verkeersregelaars mocht dit nodig zijn.

OVERIGE

Zijn voor jouw evenement hotelkamers nodig, dan check je deze natuurlijk ook. Hoe groot zijn de kamers, hoe zijn ze gelegen, zijn de kamers netjes en voldoen ze aan jouw kwaliteitseisen? Wat zijn de in- en uitchecktijden? 

Zoals je ziet komt er nog aardig wat bij kijken. Heb je vragen of opmerkingen of wil je weten wat On Top Events voor jou kan betekenen m.b.t. het uitzoeken van de juiste locatie voor jouw evenement? neem gerust contact met ons op. 

Website door BlueBird Media