DE VOORBEREIDINGSFASE VAN EEN TOPEVENT

Een goedlopend evenement valt of staat met een goed plan. Dat plan is in 5 stappen onder te verdelen. In het artikel van de eerste stap, vertelde ik je al dat een brainstorm bepalend is voor je doelstellingen, doelgroep én het meten achteraf. Daarmee ben je er dan nog niet, want nu begint de daadwerkelijke eerste voorbereidingsfase, de tweede stap naar een topevent. 


BELANGRIJKE BESLISSINGEN MAKEN

Tijdens de brainstorm heb je bepaalde vragen gesteld om zaken duidelijk te krijgen. Zo weet je nu wie je doelgroep is, wat de boodschap moet zijn van het event en wat het event moet opleveren. Nu zal je belangrijke beslissingen moeten maken, die bijdragen aan je doelstellingen. Welke zaken je in deze stap definitief vastlegt, leg ik je hieronder uit.  

  1. De datum: nadat je doelgroep hebt bepaald, kan je gaan kijken naar een geschikte eventdatum. Houd daarbij ook rekening met bijvoorbeeld schoolvakanties en andere nationale events!  
  2. Locatie: heb je een nationaal actieve doelgroep? Zorg dan dat je event plaatsvindt op een centrale locatie midden in Nederland. Goed bereikbaar met OV én met de auto. Eerder schreef ik een handige checklist voor locatiebezoeken
  3. Catering: wil je gebruikmaken van de catering op locatie? Vraag dan tijdens je locatiebezoek direct naar de mogelijkheden en zorg dat het in het offertetraject is opgenomen. 
  4. Het programma: hoe gaat deze eruit zien, maak je gebruik van externe sprekers of artiesten?
  5. Sfeer en uitstraling: wat past bij de doelstelling, wat voor gevoel wil je dat de deelnemers krijgen als ze binnenkomen, moet het zakelijk zijn of juist heel feestelijk? 
  6. Wat zijn de succesfactoren? Wat heb je sowieso nodig (eventueel van anderen) om van je evenement een succes te maken en je doelstellingen te kunnen behalen. 


EEN GEDETAILLEERDE BEGROTING MAKEN

Nadat je bovenstaande hebt beschreven, kan je aan de gang met het verkennen en maken van andere keuzes. 

  • Leveranciers en ondersteunend personeel: denk aan hostesses, fotograaf, videograaf, beveiliging, medicals, av-leveranciers. Ook zij zijn vaak drukbezet. Vraag dus op tijd de beschikbaarheid en kosten na! 
  • Zorg voor een goed audiovisueel plan: wat wil je laten zien, wat voor impact wil je dat dit heeft? Je av-leverancier kan hier heel goed met jou over meedenken.
  • Maak een communicatieplan, zowel intern als extern. Wat is je doelstelling van de communicatie. Wanneer wil je de save-the-date versturen, social mediaposts publiceren, definitieve uitnodigen versturen, etc. En: ga je zelf de communicatie verzorgen of besteed je het uit aan een communicatiebureau? 

Nadat je alle offertes hebt ontvangen, kan je ook hierin een definitieve keuze maken. De kosten weet je al uit de offerte, dus die je kan makkelijk overnemen in je inmiddels gedetailleerde begroting. 


HET MAKEN VAN EEN DEFINITIEVE PROJECTPLANNING

Nadat je een gedetailleerde begroting hebt gemaakt, ben je er nog niet. Daarnaast heb je natuurlijk ook een definitieve projectplanning te maken. Met die planning, heb je het event in de startschoenen staan en kan je daadwerkelijk aan de slag met de rest van de organisatie. 

Wat tips voor het maken van een definitieve projectplanning: 

  • Verdeel je projectplan in voor jou handige subcategorieën.
  • Reken terug vanaf de datum van het evenement. 
  • Bepaal hoeveel tijd je voor bepaalde zaken nodig hebt en welke taken afhankelijk zijn van elkaar. 
  • Zet je taken per categorie in chronologische volgorde.
  • Met kleurtjes kun je eventueel aangeven of je op schema loopt.
  • Bepaal wat je zelf gaat doen en wat je iemand anders (in je team of buiten je team) laat doen. Als je het iemand buiten je organisatie laat doen, vergeet het dan niet in je begroting op te nemen.

Je kunt hier diverse tools voor gebruiken. Wij werken bijvoorbeeld zelf veel met Teamleader, Excel en Trello. 


HOE NU VERDER? 

Je bent nu klaar om de productie van je evenement op te starten, ook weer een belangrijke nieuwe stap naar een topevent! Wat in die fase van belang is, vertel ik je over 2 weken weer in een nieuw artikel ‘De productie van een topevent’. 


Website door BlueBird Media