De eerste stap naar een topevent!

Een goedlopend evenement valt of staat met een goed plan. Een goed begin is het halve werk, maar ook de uitvoering zelf én de evaluatie van jouw evenement verdienen evenveel aandacht om een onvergetelijke indruk achter te laten bij bezoekers. Op 21 januari 2019 vertelde ik daar al meer over in een artikel van de Telegraaf. Vandaag is het tijd om daar dieper op in te gaan, met als eerst stap 1.

Brainstorm SMART

Voordat je een event organiseert, moet duidelijk zijn wat je wil bereiken met het event. De meest makkelijke weg om dat te bereiken, is een brainstorm. Alleen of met je direct betrokken team.

Tijdens die brainstorm, zal je jezelf de volgende vragen moeten stellen:

• -      Waarom organiseer ik dit event? Welke boodschap wil ik overbrengen?
• -    Wat moet het event opleveren?
• -    Wat is de doelstelling en wat zijn de subdoelstellingen?

Splits dit na de brainstorm uit naar een duidelijkere structuur en werk de doelstellingen uit naar meetbare doelen. Wil je daar direct al mee beginnen? Stel je eventdoelstellingen dan direct SMART op.

Na de brainstorm

Wanneer je de brainstorm goed hebt uitgevoerd en doelstellingen SMART hebt behaald, kan je achteraf beter meten of de doelen zijn behaald en of de boodschap die je wilde overbrengen, goed is aangekomen bij je bezoekers. Om die boodschap goed te formuleren én te meten, is het belangrijk dat je daar al direct rekening mee houdt.

Na de brainstorm ga je dus vaststellen wie je hoofddoelgroep is, wie de subdoelgroepen zijn en welke andere stakeholders erbij betrokken zijn. Daar kan je dan niet alleen de eventboodschap makkelijk op aanpassen, het helpt je ook bij het kiezen van een eventdatum.

Formuleer, tijdens het bepalen van de doelgroepen en boodschap, ook de randvoorwaarden en uitgangspunten goed en meetbaar.

Wanneer je deze stappen hebt gezet, heb je het eerste basis concept en een concept projectplan, kun je een globale begroting en een globale planning maken en kun je de eerste stappen zetten in het marketing- en communicatietraject.

Hoe nu verder?

Je bent nu klaar om de voorbereidingsfase, de 2^e stap, in te gaan. Daarover vertel ik je over 2 weken meer in een nieuw artikel ‘De voorbereidingsfase van een topevent’.