Ben je op zoek naar een originele manier om mensen te betrekken bij jouw evenement? Doe dit door middel van een persoonlijke videoboodschap! Er zijn verschillende manieren om video in te zetten voor, tijdens en na een evenement. Waarom video inzetten voor jouw evenement? Download de checklist.
Vooraf aan het evenement
Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk aanmeldingen krijgen voor jouw evenement. Door een video toe te voegen in de digitale uitnodiging, maak je de uitnodiging persoonlijker. Hierin wordt bijvoorbeeld het thema belicht en kunnen workshopleiders een korte inleiding geven op de inhoud. De video sluit dan af met een link waarop mensen zich kunnen aanmelden.
Je kunt zelf ook het een en ander doen. In de aanloop naar het evenement kun je met je mobiele telefoon korte filmpjes maken en die op sociale media plaatsen of je maakt een timelapse van de opbouw of van de bezoekers tijdens de dag zelf. Hierdoor vergroot je de betrokkenheid van de (mogelijke) deelnemers en kun je op deze manier een reminder sturen voor het evenement.
5GRADENOOST
5GRADENOOST maakten een timelapse tijdens een filmopname voor Dance in Antwerpen waarbij 800 vrijwilligers zich door de ruimte verplaatsten. Dit bericht werd massaal gedeeld door de deelnemers wat zorgde voor veel zichtbaarheid.
Tijdens het evenement
Tijdens een event voor professionals ontbreekt soms de aanwezigheid van de ‘ervaringsdeskundigen’. Op een onderwijsconferentie zijn er niet altijd leerlingen aanwezig, op een zorgconferentie niet altijd de patiënt, enzovoort. Een video met een ervaringsdeskundige kan daarom een goede opwarmer zijn aan het begin van de dag of aan de start van de workshop.
Als het evenement is uitverkocht, dan biedt Periscope wellicht de oplossing om toch meer mensen te bereiken. Door middel van live-streaming kunnen mensen toch deelgenoot worden van de lezing of presentatie tijdens het evenement. Dit is makkelijk zelf te realiseren via de mobiele telefoon.
Na het evenement
Een inhoudelijk sfeerverslag van de dag geeft een goede terugblik aan de deelnemers die aanwezig waren tijdens het evenement, maar ook aan de mensen uit het netwerk die er niet bij konden zijn. Door deelnemers aan het woord te laten, kom je geloofwaardiger over dan wanneer je een nieuwsbrief met tekst verstuurd vanuit de organisatie. Het sfeerverslag kan hierdoor een goede trigger zijn voor mensen om de volgende keer wel te komen.
5GRADENOOST maakten voor het event van Brandweer Nederland een uitnodiging, een opwarmer en een inhoudelijk sfeerverslag achteraf. Het sfeerverslag is 767 keer bekeken, terwijl er op het event 200 deelnemers waren.
De film is klaar…. en dan?
Het doel van een video is niet het maken van de video zelf, maar het vergroten van de zichtbaarheid. Het is goed om hier van tevoren al over na te denken. Naast de verspreiding op de website, de nieuwsbrief en de platforms van social media, is er ook de mogelijkheid om advertenties in te zetten op bijvoorbeeld Google en Facebook. YouTube kan nog geen video ‘lezen’, daarom moet je er ook voor zorgen dat bij plaatsing van de video ook de content (metadata) wordt geoptimaliseerd (de video SEO, Search Engine Optimization). Zo wordt jouw video nog meer waard!
Wat kost een video?
De kosten van een video variëren nogal, dit is afhankelijk van de complexiteit en de kwaliteit van de video. Video is maatwerk, je kunt het zo gek en complex maken als je zelf wilt. Klaas Aart Kok gaf in zijn artikel ‘Wat kost een video van drie minuten?’ aan dat je bij video moet denken aan de prijs tussen een luxe stadsfiets (750) en een Vespa (3000). Richard van den Boogaard gaat hier in zijn artikel ‘Online video, wat kost het nu echt?' nog dieper op in.
Denk je erover na om video in te zetten voor jouw evenement, denk dat goed na waarom en hoe je het in wilt zetten.
