Heb je ooit zelf een evenement georganiseerd? Bijvoorbeeld een bedrijfsfeest of een relatie-evenement en jij was de eventmanager voor het evenement? Heb je zelf genoten van het evenement? Heb je de mensen kunnen spreken die je wilde spreken? Of was je totaal gestrestst in de aanloop naar en tijdens het evenement en de dagen na het evenement echt gebroken? Dit is wat er gebeurt wanneer het plannen en managen van een evenement niet wordt overgelaten aan een professional. In dit blog probeer ik uit te leggen waarom het inhuren van een goede eventmanager voor jouw evenement belangrijk is.
Partners
Een eventmanager heeft een groot netwerk van toeleveranciers en partners. Ieder evenement is anders en voor ieder evenement zet de eventmanager de best passende derde partijen in op basis van kwaliteit, kwantiteit, budget of andere doelstellingen.
Kostenbesparing
Doordat eventmanagers vaker zaken doen met leveranciers krijgen zij vaak een commissie of korting die ook weer geheel of gedeeltelijk kan worden doorberekend aan de klant.
Rust creëren
Het inhuren van een eventmanager geeft rust aan de organisator van het evenement. De lasten van het opbouwen en afbreken van de locatie, design en aankleding, onderhandeling met de leveranciers, monitoren van de timeline, kwaliteits-check, projectplan en draaiboek maken en meerdere andere uitdagingen welke vaak stress oproepen bij eventorganisatoren, kun je met gemak overlaten aan een eventmanager.
Plezier
De meeste mensen die een event organiseren kunnen er zelf vaak niet van genieten. Hier slaan de meeste vaak de plank mis. Als organisator zou je juist moeten genieten van je event en veel contact kunnen hebben met je gasten. Dus om zelf optimaal te kunnen stralen op jouw eigen evenement is het goed zelf een stapje terug te doen en het over te laten aan een professional.
Fouten
Er zijn diverse zaken die een evenementorganisator over het hoofd kan zien. Het hoeven maar kleine dingetjes te zijn waar je tegenaan loopt, waar je van te voren niet aan heb gedacht. Door de ervaring en het vaak organiseren van evenementen weet de eventmanager precies op welke details je moet letten en zorgt ervoor dat deze fouten worden voorkomen.
Trends
Dingen veranderen iedere dag en deze trends en veranderingen in de markt worden bijgehouden door de eventmanager. Een goede eventmanager is op de hoogte van alle trends in de branche. De evenementorganisator profiteert van deze kennis wat bijdraagt aan een plezierig, inventief en inspirerend evenement voor zowel de gasten als de organisator.
Coördinatie
De eventmanager is een doorgewinterde coördinator. Door hun ervaring zijn ze beter in staat dingen te organiseren en zorgen ervoor dat alle deadlines worden gehaald. Doordat bij een evenement vaak diverse partijen betrokken zijn dient alles op elkaar afgestemd te worden. Een professional zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem verwacht wordt en wanneer.
Concepten
Je zult zeker je voordeel doen met de creativiteit en ervaring van de eventmanager in het ontwikkelen en uitwerken van concepten. Bijvoorbeeld voor meedenken met de doelstellingen en het thema, de invulling van het programma, uitnodigingen, marketing, publiciteit of sociale media.
Eventmarketing
Eventmanagers kunnen ook een rol spelen in eventmarketing. Zij kunnen je helpen met het werven van sponsoren, sprekers, mediaprofessionals en vele andere mensen die je helpen jouw evenement tot een succes te maken.
Kwaliteit
Veel mensen besparen op kwaliteit en doen daarmee hun gasten te kort. De eventmanager begrijpt de behoefte aan kwaliteit en zorgt voor een zo hoog mogelijke kwaliteit op het evenement binnen het gestelde budget.
Kostenefficiënt
Een doe-het-zelf evenementorganisator is veel meer tijd kwijt met de organisatie dan de eventmanager. Vaak doen ze het nog naast hun normale dagelijkse bezigheden waardoor het nog minder efficiënt wordt. Het inhuren van een eventmanager bespaart je dan veel tijd, dus kosten. Wanneer je een eventmanager inhuurt kun jij zelf de focus houden op jouw corebusiness.
